Ajuda Món CCD

Món CCD, l'aplicació web de gestió de la Convocatòria d'Ajuts del CCD.

 

La presentació de sol·licitus a la XXI Convocatòria d'Ajuts del CCD es realitza a través d'una aplicació web. Es tracta d'una eina intuïtiva i fàcil d'utilitzar, però a continuació detallem algunes instruccions per a l'ús de l'aplicació que esperem que us siguin d'ajuda. Per a qualsevol dubte, poseu-vos en contacte amb el CCD. info.ccd@upc.edu o 934015961

 

 

Accés a l'aplicació

 

S'accedeix a l'aplicació a través de la url https://ccd.upc.edu/monccd/, i cal registrar-se amb l'usuari que tingueu de la intranet UPC (típicament, nom.cognom).

 

Pantalla d'acollida

 

La pantalla d'acollida conté tres pestanyes, Inici, Projectes i Dades Personals.

• A la pestanya d'Inici es presenta una relació dels projectes als que té accés cada usuari (aquells en els que participa, o en els que ha participat en convocatòries anteriors).
• A la pestanya de Projectes hi ha un giny de cerca que permet buscar entre aquests mateixos projectes (en previsió que al llarg dels anys un usuari pugui acumular un nombre important de projectes).
• A la pestanya de Dades Personals hi podeu veure les dades personals i de contacte que hi ha registrades a l'aplicació. Consulteu-les, i si no són correctes, contacteu amb el CCD per a la seva modificació.

 

Crear un projecte

 

Cal fer-ho a través del quadre que apareix a l'esquerra de la pantalla d'acollida. Les tres possibilitats corresponen a les tres modalitats de la convocatòria. Cada projecte s'ha de crear només una vegada, i ho ha de fer el responsable del projecte. Un cop creat, el projecte serà accessible sempre que l'usuari entri a l'aplicació, i es pot editar en diverses sessions de treball abans d'enviar-lo al CCD per a la seva valoració. El projecte, inicialment, només serà visible per a l'usuari que l'ha creat (responsable del projecte), però podrà donar d'alta a l'aplicació als participants, i un cop donants d'alta, aquests també podran elaborar i modificar el projecte (però no enviar).

 

Donar d'alta els participants

 

Els participants poden accedir a l'aplicació amb el seu nom d'usuari de les intranets de la UPC, però per poder visualitzar i contribuir a l'elaboració de la proposta han de ser afegits com a participants, al final de la pestanya “Sol·licitant”, a l'apartat “Afegir participant”. La persona que dóna d'alta els participants ha de conèixer:

• el seu nom i cognoms
• el DNI
• les dades de contacte (correu i telèfon)
• el nom d'usuari a la intranet UPC

 

Elaboració d'un projecte

 

La pantalla de creació de projectes està organitzada en pestanyes que contenen informació relativa a:

• Dades del sol·licitant, el responsable i els participants

• la contrapart del projecte

• l'activitat (antecedents, objectius, activitats, ...)

• curs (només cal omplir-la en cas que l'activitat a dur a terme sigui un curs)

• les dades econòmiques del projecte (pressupost total, import que es sol·licita, aportació econòmica de la contrapart, ...)

 

Cada vegada que es canvia de pestanya, l'aplicació guarda els canvis realitzats en la pestanya que es deixa. Això només es pot fer si estan omplerts tots els camps obligatoris de la pestanya.

 

Enviament del projecte

 

Un cop elaborada la sol·licitud i adjuntats tots els documents necessaris, cal enviar la proposta al CCD telemàticament, a través de l'aplicació. Un cop s'ha enviat el projecte, no podreu continuar modificant-lo.En el moment de l'enviament, l'aplicació assigna automàticament un codi al projecte. Rebreu un correu electrònic confirmant l'enviament, amb el codi del projecte. La mateixa aplicació generarà un pdf que cal imprimir, signar i portar, juntament amb tota la documentació annexa, al CCD. Feu servir el codi assignat per localitzar el vostre projecte a l'aplicació, així com a referència del projecte per a la comunicació amb el CCD.

 

 

Resolució de la convocatòria

 

Quan es resolgui la convocatòria, el responsable del projecte rebrà un avís al correu electrònic. A la pestanya d'informació econòmica del projecte hi apareixerà un escrit explicatiu i també la quantitat aprovada per al projecte. Aquesta informació també s'enviarà per correu postal al responsable del projecte.

 

Reformulació del projecte

 

És possible que a través de la resolució de la convocatòria es demani al responsable del projecte alguna modificació o aclariment, o adjuntar documentació que manqui. En aquest cas, el projecte quedarà a l'estat de reformulació, i tant el responsable com els participants podran tornar a modificar el projecte. En acabat, caldrà que el tornin a enviar al CCD (només telemàticament, excepte que es demani expressament la documentació en paper).

 

Acceptació de l'ajut

 

L'acceptació de l'ajut en cas de ser aprovat es farà a través de la fitxa d'acceptació, que apareix com una pestanya més en aquells projectes que siguin aprovats. Cal omplir aquesta fitxa en el termini marcat i enviar-la telemàticament al CCD a través de l'aplicació, i també imprimir el pdf que genera l'aplicació i portar-lo signat al CCD. Rebreu un correu electrònic confirmat que s'ha enviat la fitxa d'acceptació.Quan el CCD hagi comprovat que les dades són correctes, el projecte passarà a execució.

 

Renunciar a l'ajut

 

En cas de no acceptar l'ajut aprovat, el responsable del projecte ho ha de notificar a través de l'aplicació (botó que apareix al final de la pestanya “Fitxa d'acceptació”).

 

Informe del projecte

 

Quan la fase d'execució del projecte ha finalitzat, tal i com indiquen les bases de la convocatòria, el responsable del projecte ha d'elaborar i enviar al CCD un informe amb la valoració de l'activitat. Elaborar aquest informe es pot fer a través de la mateixa aplicació, i poden fer-ho tant el responsable com els participants. Per elaborar l'informe cal que el projecte estigui en l'estat “En execució”. En aquest estat apareix la pestanya “Informe projecte”, en la que cal valorar l'activitat, annexar la carta de valoració de la contrapart i altra documentació que s'escaigui. Podeu annexar l'informe econòmic en “Altra documentació annexa”.

 

Un cop finalitzada l'elaboració de l'informe, el responsable l'ha d'enviar al CCD a través del botó “Enviar” al final d'aquesta pantalla. Cal lliurar l'informe econòmic i les factures originals al CCD. (lliurar també l'informe en paper?? problema: l'aplicació no genera automàticament un pdf, i per tant, si ho han de lliurar vol dir que ho han de copiar en un word ...)

 

Flux d'estats dels projectes en l'aplicació

 

• Projecte en elaboració. Un projecte està en elaboració des que el responsable el crea i fins que, quan considera que la proposta està finalitzada, i dintre del termini de la convocatòria, l'envia al CCD per a la seva consideració. En fer-ho, es modifica l'estat del projecte a Projecte en revisió.

• Projecte en valoració. Un projecte està en valoració mentre es resol la Convocatòria. Un cop resolta, l'equip tècnic afegirà la informació de resolució al projecte i modifica l'estat del projecte.

• Projecte en reformulació. Un projecte està en reformulació quan, en la fase de resolució de la convocatòria, el CCD el retorna al responsable per tal que en modifiqui determinats aspectes.

• Projecte aprovat. Un projecte està aprovat quan el CCD li ha assignat una quantitat de diners aprovada a través de la convocatòria. El responsable rep un correu instant-lo a omplir la fitxa d'acceptació del projecte o bé a renunciar al projecte.

• Projecte no aprovat. Un projecte està no aprovat quan no se li assigna cap ajut a través de la convocatòria.

• Renúncia. Un projecte queda en l'estat renúncia si, tot i haver estat aprovat, el responsable ha decidit renunciar a l'ajut.

• Projecte pendent d'acceptació. Un cop el responsable ha omplert la fitxa d'acceptació a través de l'aplicació, el projecte resta en l'estat pendent d'acceptació fins que la fitxa impresa i amb la signatura original arriba al CCD i se n'han verificat les dades. El projecte passa aleshores a estar en execució.

• Projecte en execució. Un cop el responsable ha acceptat l'ajut, el projecte passa a execució, i resta en execució mentre se'n realitzen les activitats. En aquest estat, es poden omplir els camps que corresponen a la valoració i informe del projecte, sempre a través de la mateixa aplicació. Un cop elaborat l'informe, el responsable modifica l'estat del projecte a finalitzat (equival a enviar l'informe al CCD).

• Projecte finalitzat. Un projecte està finalitzat quan s'han dut a terme les activitats i s'ha realitzat l'informe i valoració. El projecte resta en aquest estat fins que l'equip del CCD revisa l'informe i la valoració. Si falten dades o informació, el projecte pot ser retornat a l'estat d'execució a l'espera que el responsable completi aquesta informació. Si l'informe està complet, es tanca el projecte.

• Projecte tancat. Un projecte està tancat si ja ha estat realitzat i se n'ha elaborat l'informe i valoració.