Instruccions per a la gestió del projecte

Acceptació de l'ajut

Per acceptar l’ajut, cal que ho facis emplenant les dades bancàries que figuren a la pestanya “Econòmiques” del teu projecte a l’aplicació Món CCD. Al fer-ho es crearà un document anomenat Fitxa d'acceptació que has de completar (http://ccd.upc.edu/monccd).

En la teva condició de responsable del projecte, has de consignar en aquesta fitxa les corresponents dades personals i bancàries. Per a què consti formalment la teva acceptació de l’ajut i per tramitar la corresponent reserva de crèdit, a més d'emplenar-la telemàticament cal que la imprimeixis i la signis i que ens la facis arribar abans del dia 11 de juny de 2019. Si no disposem del document abans d’aquesta data, el CCD considerarà que no acceptes les condicions de l’ajut i, per tant, aquest podrà ser revocat.

En el cas que el projecte o l’activitat contempli la participació de diverses persones, has de consignar a la fitxa un únic compte bancari, a poder ser a nom del/de la sol·licitant de l’ajut o bé, si s’escau, de l’associació o entitat de la que formeu part i que avançarà les despeses de l’activitat. En el cas que us calgui que realitzem el pagament fraccionat de l'ajut directament a d'altres participants del projecte diferents del sol·licitant, és necessari que completeu el següent document i ens el feu arribar al CCD indicant-nos totes les dades que en ell es sol·liciten.

També hauràs d’identificar les persones que es desplacen i indicar, per a cadascuna d’elles, el nom i telèfon d’una persona de contacte a qui dirigir-nos en el cas que es plantegi una emergència. Considerem aquestes dades imprescindibles per a tots aquells membres de l’equip que es desplacin.

Consideracions sobre les despeses del projecte

Tal i com s’indica a les bases de la convocatòria, el pagament dels ajuts s’efectua per mitjà d’una transferència bancària posterior a la realització de l’activitat, un cop s’hagin justificat les despeses. El pagament es farà efectiu a les dades que hagis indicat en la fitxa d’acceptació. Quan el projecte comporti diferents fases de despesa, el CCD pot tramitar pagaments parcials. Recordar-vos que, d'acord amb les instruccions del Servei d’Economia de la UPC, en cap cas el CCD pot avançar el pagament de despeses.

Cal que lliureu al CCD una relació numerada de les despeses que s’imputen a l’ajut del CCD, si escau, indicant el tipus de canvi aplicat, que ha de ser el de la data de la factura. Utilitzeu el full de despesa que trobareu en aquest link. A continuació cal que adjunteu en el mateix ordre que figuren a la relació numerada els comprovants originals i el justificant del pagament (factura i bitllets d’avió, targetes d’embarcament, factura d’assegurances, tiquets, factures o rebuts dels desplaçaments interns, de material o equipament i altres justificants relatius a l'activitat que corresponguin a partides de despesa aprovades a la resolució. En cas que els tiquets o rebuts siguin de mida més petita que un full DINA4, cal que els entregueu enganxats en fulls DINA4 (se’n poden posar tants com hi càpiguen en un full).

Sempre que sigui possible, cal que les factures estiguin a nom de la UPC, i per tant incloguin l’adreça de la seu social de la UPC i el seu NIF.

Q-0818003-F

Universitat Politècnica de Catalunya 

Jordi Girona, 31

08034-Barcelona

-      Bitllets d’avió: cal contractar els viatges a través de les agències de viatges amb les quals la UPC té un acord marc. Les agències les podeu trobar en el següent link: https://guiadecompres.upc.edu/ca/serveis/viatges.-directrius-de-contractacio/agencies-de-viatges-upc. Cal que sol·liciteu pressupost del viatge i ens el feu arribar al CCD. Se us facilitarà un nº que caldrà indicar al proveïdor per a què pugui realitzar la facturació electrònica, de manera que no cal avançar la despesa per part de l’equip sinó que la UPC realitza directament el pagament. Un cop fet el viatge caldrà que ens feu arribar les targetes d’embarcament.

-      Assegurances: sempre que sigui possible, cal que demaneu la factura i que sigui a nom de la UPC. Si no és possible, cal que aporteu un document on hi consti la prima, i també el justificant del pagament.

-      Visites mèdiques: sempre que sigui possible, cal que demaneu la factura i que sigui a nom de la UPC. A més a més, cal que ens feu arribar el justificant de pagament.

-      Altres despeses (allotjament, transports,...): sempre que sigui possible, cal que demaneu factura i que sigui a nom de la UPC. Si no és possible, podeu aportar rebuts o tiquets. Si és possible, també cal que aporteu el justificant del pagament.

-      Materials: cal realitzar la compra de material als diferents proveïdors amb els quals la UPC té acords establerts. En el següent link (utilitzeu per entrar el vostre usuari i password de la UPC) trobareu les empreses de subministraments classificades per serveis: https://guiadecompres.upc.edu/ca . Cal que sol·liciteu pressupost de la despesa dels materials a adquirir i ens el feu arribar al CCD. Se us facilitarà un nº que caldrà indicar al proveïdor per a què pugui realitzar la facturació electrònica, de manera que no cal avançar la despesa per part de l’equip sinó que la UPC realitza directament el pagament.

Beques d'aprenentatge

En cas que el vostre projecte tingui una beca d'aprenentatge associada, aquí podeu consultar les instruccions per a realitzar-ne la sol·licitud.

Execució del projecte

 Abans de marxar

Abans de viatjar cal que llegiu detingudament el document de consideracions prèvies. En ell hi trobareu informació sobre l'assegurança de viatge que cal contractar, recomanacions sobre vacunació, instruccions per a realitzar el registre al MAEC i la necessitat de disposar d'una formació prèvia en cooperació. Algunes de les consideracions indicades són obligatòries abans de poder marxar. L'incompliment d'aquestes obligacions pot comportar la revocació parcial o total dels ajuts que el CCD hi destina.

 Durant l'estada

Durant l'estada us recordem la importància de documentar gràficament la vostra estada i el vostre projecte. Com bé sabeu, anualment es realitza el Concurs Fotogràfic Imatges del Sud - recordar-vos que hi ha també la modalitat de projectes-vídeos -, al qual us animem a què hi participeu i per al qual és molt important capteu tant en imatges com en gravacions de vídeo tot allò que us agradaria transmetre del dia a dia, del projecte i la seva evolució, dels vincles, de la cooperació, de la quotidianitat. Més informació aquí. Vosaltres hi sereu i volem que transmeteu les vostres vivències i les sensacions que la vostra estada us genera.

També us facilitem enllaços a webs oficials on podreu trobar informació tant de recomanacions com, en cas d'emergència, què heu de fer i a qui us podeu dirigir.

 De retorn a casa

Finalment, i una vegada hàgiu tornat, us remetem a què consulteu el següent document, on trobareu informació del vostre interès pel que fa referència tant a aspectes econòmics (tramitació de pagaments, IRPF) així com aspectes acadèmics (reconeixement ECTS).

 En el cas que feu alguna activitat de sensibilització o de difusió connectada amb el projecte (xerrades, exposicions, etc.), ja sigui dins o fora de la universitat, us demanem que ens n’informeu prèviament, de manera que puguem donar-vos suport en els aspectes que us siguin necessaris. Igualment, si en base al projecte es duen a terme tesis doctorals, projectes o treballs de final de grau o de màster o altres treballs acadèmics us demanem que, tan aviat com es determini, ens informeu de la data i lloc que es fixi per a la seva lectura, com també que ens faciliteu l’enllaç tan aviat com es pengi el document al repositori UPCommons, i que feu constar el suport del CCD en tot el material de divulgació o de difusió que s’editi.

Tancament del projecte: informes i tramitació dels pagaments

Un cop finalitzada l’activitat, cal que ens feu arribar al CCD a la major brevetat possible l'informe descriptiu de l'activitat (model d'informe) així com la memòria econòmica. També cal fer la liquidació de l'ajut destinat al projecte. Les instruccions associades a aquests 3 conceptes les podeu trobar en aquest link. Finalment cal que completeu i ens feu arribar la fitxa del projecte per la web, que la podeu trobar aquí. No oblideu presentar també l'Informe de la Contrapart i l'Informe del/de la PDI tutor/a. 

Altres consideracions importants

Tal i com estableixen les bases de la convocatòria, en el cas que es plantegi qualsevol canvi substancial respecte el contingut del projecte, sobre la identitat o el nombre de participants de la UPC o bé pel que fa al calendari d’execució de les activitats, cal que es comuniqui amb la suficient antelació al CCD, que l’haurà d’autoritzar prèviament. L’incompliment d’aquesta obligació pot comportar la revocació parcial o total de l’ajut assignat.

En el cas que per necessitats del projecte es vegi la necessitat d’estendre l’estada també s’ha de comunicar prèviament al CCD, que l’haurà d’autoritzar.

Com indicàvem abans, el fet que l’ajut aprovat provingui en bona part de les aportacions econòmiques fetes per la comunitat universitària a través de la campanya del 0,7% ens obliga a buscar la màxima transparència tant en la realització de les activitats com a l’hora de mostrar els resultats obtinguts gràcies a aquests recursos, fet que també pot ajudar a estendre el compromís actiu i a aconseguir un major nombre d’adhesions a la campanya. Per tant et recordem que en tota la documentació que es generi a partir del projecte i en totes les activitats de sensibilització que s’hi relacionin, s’ha de fer constar que la iniciativa s’ha dut a terme amb el suport del Centre de Cooperació per al Desenvolupament (CCD) de la Universitat Politècnica de Catalunya. Si s’escau, us podem facilitar els logotips del Centre i de la Campanya 0,7% UPC.